Hoe FISCALISO persoonsgegevens verwerkt.

Inleiding

Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel daarvan heeft betrekking op persoonsgegevens. FISCALISO verzamelt en verwerkt identiteits- en contactgegevens die het ontvangt van de cliënt over de cliënt zelf, zijn gezinsleden, personeel, medewerkers, aangestelden, zakelijke relaties en andere nuttige contactpersonen.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Belgische wetgeving over gegevensbescherming en Verordening 2016/679 van 27 april 2016, van toepassing sinds 25 mei 2018, hierna de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De cliënt is verantwoordelijk voor de juistheid en actualisering van de persoonsgegevens die hij aan FISCALISO verstrekt. De cliënt verbindt zich ertoe de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming strikt na te leven ten aanzien van de personen van wie hij persoonsgegevens verstrekt.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is de heer Sohrab Tabrizi.

De zetel is gelegen te Heuvelstraat 39A, 2530 Boechout. Het ondernemingsnummer is 0677.830.753. De verantwoordelijke is ingeschreven bij het Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) onder erkenningsnummer 10.658.579.

Voor vragen over persoonsgegevens kunt u terecht bij FISCALISO BV via brief op het bovenstaande adres of via e-mail: sohrab@fiscaliso.be.

2. Doeleinden van de verwerking

Voor elke verwerking worden alleen gegevens verwerkt die relevant zijn voor het betrokken doeleinde. Gegevens worden alleen aan onderaannemers, ontvangers of derden overgemaakt voor zover dit nodig is in het kader van deze doeleinden.

Wettelijke verplichtingen

FISCALISO verwerkt persoonsgegevens in toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van witwassen van geld en financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. Dit omvat onder meer naam, voornaam, geboortedatum en -plaats en, voor zover mogelijk, adresgegevens van cliënten, lasthebbers en uiteindelijke begunstigden.

Deze verwerking is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kan FISCALISO geen zakelijke relatie aangaan.

Boekhoudkundige en fiscale diensten

FISCALISO verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van boekhoudkundige en fiscale diensten. Dit betreft gegevens van cliënten, personeelsleden, bestuurders en andere betrokken personen zoals klanten of leveranciers.

Prospectie en communicatie

FISCALISO kan persoonsgegevens verwerken voor directe prospectie, zoals het verzenden van informatie of nieuwsbrieven. De cliënt kan deze communicatie op elk ogenblik stopzetten via sohrab@fiscaliso.be.

Concrete doeleinden

• het aangaan en beheren van de contractuele relatie met de cliënt;
• het analyseren, aanpassen en verbeteren van de website;
• het uitvoeren van de opdracht van FISCALISO;
• het beantwoorden van verzoeken tot informatie;
• het verzenden van berichten waarvoor toestemming werd gegeven;
• het informeren over wijzigingen aan de website, functionaliteiten of voorwaarden;
• elke andere reden waarvoor de cliënt uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Rechtsgronden

De verwerking kan gebaseerd zijn op toestemming, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of het rechtmatig belang van FISCALISO. FISCALISO waakt steeds over een evenwicht tussen dit belang en de eerbiediging van het privéleven van de cliënt.

3. Welke persoonsgegevens?

FISCALISO verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de beoogde doelstelling. Dit kan onder meer gaan om:

• identificatiegegevens zoals naam, voornaam, burgerlijke staat, geboortedatum, adres, hoedanigheid, telefoonnummer, e-mailadres, rijksregisternummer en ondernemingsnummer;
• kopieën van identiteitsdocumenten wanneer dit noodzakelijk is;
• bankgegevens zoals IBAN- en BIC/SWIFT-nummers;
• facturatiegegevens;
• communicatie tussen de cliënt en FISCALISO;
• gegevens die nodig zijn voor fiscale aangiftes, waaronder gegevens over gezinssituatie, medische gegevens of andere relevante gegevens indien vereist voor de opdracht;
• andere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de opdracht uit te voeren.

FISCALISO kan ook persoonsgegevens verwerken die door de cliënt worden verstrekt over werknemers, bestuurders, klanten of leveranciers. Daarnaast kunnen gegevens afkomstig zijn uit openbare bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad, de Nationale Bank van België, administraties, notarissen, gerechtsdeurwaarders of andere betrokken partijen.

4. Ontvangers van gegevens

FISCALISO kan persoonsgegevens doorgeven op verzoek van een wettelijk bevoegde overheid of wanneer dit nodig is om te voldoen aan wetgeving, regelgeving of om de rechten en goederen van FISCALISO, haar cliënten of betrokkenen te beschermen.

FISCALISO doet ook een beroep op derden-dienstverleners, zoals e-boekhoudsoftware, portalen en externe medewerkers voor specifieke opdrachten, waaronder bedrijfsrevisoren of notarissen. Persoonsgegevens worden alleen meegedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of wettelijk vereist is.

Gegevens worden alleen doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte wanneer het betrokken land een passend beschermingsniveau waarborgt of wanneer passende contractuele waarborgen voorzien zijn.

5. Veiligheidsmaatregelen

FISCALISO neemt passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, ongepast gebruik, verspreiding, onwettige vernietiging of onopzettelijk verlies.

Werknemers, aandeelhouders en medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gebonden door een strikte geheimhoudingsplicht. Deze verplichtingen gelden ook voor onderaannemers waarop FISCALISO een beroep doet.

6. Bewaringstermijn

Persoonsgegevens die FISCALISO moet bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 worden bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of vanaf de datum van een occasionele verrichting.

Andere persoonsgegevens worden bewaard gedurende de termijnen voorzien in de toepasselijke boekhoudkundige, fiscale of sociale wetgeving, tenzij een langere bewaartermijn vereist is door specifieke wetgeving of in geval van een hangend geschil.

Na het verstrijken van de toepasselijke termijnen worden persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorschrijft.

7. Rechten van betrokkenen

In overeenstemming met de regelgeving beschikt de cliënt, onder voorbehoud van wettelijke uitzonderingen, over de volgende rechten:

• recht om geïnformeerd te worden over de verwerking;
• recht op inzage;
• recht op bezwaar;
• recht op rectificatie;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op wissing van gegevens;
• recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Voor het uitoefenen van deze rechten kan een schriftelijk verzoek, samen met een kopie van identiteitskaart of paspoort, worden gericht aan FISCALISO via sohrab@fiscaliso.be of per gewone brief.

Voor persoonsgegevens die FISCALISO moet bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017 gelden bijzondere beperkingen. In dat geval kan het recht op toegang onrechtstreeks worden uitgeoefend via de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Klachten

Voor klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel: +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact@apd-gba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be